Datenschutzhinweise

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist:

Unsere Doppelrolle

Bei der Nutzung von Calose fallen zwei unterschiedliche Arten von Daten an, für die wir unterschiedliche Rollen einnehmen:

• Als Verantwortlicher verarbeiten wir die Daten, die für den Betrieb unseres Dienstes und für unser Vertragsverhältnis mit Ihnen als Nutzer erforderlich sind — etwa Ihre Kontodaten, Abrechnungsdaten und Anfragen an uns. Hierfür gelten die nachfolgenden Abschnitte.
• Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir in Ihrem Auftrag diejenigen Daten, die Sie selbst in Calose einbringen oder über die Kalenderanbindung importieren — insbesondere Termindaten, Teilnehmerangaben, Projekt- und Kundendaten sowie Rechnungsinhalte. Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den wir mit Ihnen schließen.

Betroffene Personen, deren Daten ein Nutzer über Calose verarbeitet, wenden sich für die Ausübung ihrer Rechte bitte an den jeweiligen Nutzer als Verantwortlichen. Wir unterstützen unsere Nutzer bei der Erfüllung dieser Pflichten.

Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten können Sie gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jederzeit folgende Rechte ausüben:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und
• Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO).

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns zuständige Behörde:

Eine Liste aller Aufsichtsbehörden für den nichtöffentlichen Bereich mit Anschrift finden Sie unter bfdi.bund.de.

Verarbeitungstätigkeiten

Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website

Art und Zweck der Verarbeitung

Beim Aufruf unserer Website werden serverseitig technische Betriebs- und Fehlerprotokolle erzeugt. Diese dienen ausschließlich folgenden Zwecken:

• Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website
• Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung der Website

Ein systematisches Zugriffsprotokoll mit IP-Adressen der Websitebesucher wird nicht geführt. Wir verwenden diese Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses am stabilen und fehlerfreien Betrieb unserer Website.

Empfänger

Die Protokolldaten verbleiben auf unserem Server. Zum Hosting siehe den Abschnitt „Hosting“.

Speicherdauer

Protokolldaten werden nach spätestens sieben Tagen automatisch gelöscht. Tritt ein sicherheitsrelevantes Ereignis auf, werden die betroffenen Protokolle bis zur vollständigen Aufklärung des Vorfalls aufbewahrt.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich

Die Bereitstellung der vorgenannten Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie entsteht technisch zwangsläufig beim Betrieb der Website.

Widerspruch

Lesen Sie dazu die Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO weiter unten.

Kontaktaufnahme

Art und Zweck der Verarbeitung

Auf unserer Website steht ein Kontaktformular zur Verfügung. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt. Erhoben werden Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht. Zusätzlich werden Datum und Uhrzeit der Anfrage erfasst.

Die Formulardaten werden nicht in unserer Datenbank gespeichert, sondern ausschließlich als E-Mail an uns übermittelt. Die weitere Speicherung erfolgt damit in unserem E-Mail-Postfach.

Eine Kontaktaufnahme ist außerdem über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert. Hierzu zählen Datum und Uhrzeit des Versands, die E-Mail-Adresse sowie Informationen zu den an der Kommunikation beteiligten Servern.

Unabhängig von der gewählten Kommunikationsart erheben wir den Inhalt Ihrer Anfrage. Ihre Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses an der Ermöglichung einer unkomplizierten Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen oder einen Vertrag anzubahnen, erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger

Unser E-Mail-Postfach wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, betrieben. Die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt. Eine Weiterleitung an Anbieter außerhalb der EU findet nicht statt.

Speicherdauer

Anfragen werden gelöscht, sobald der zugrunde liegende Vorgang abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens nach sechs Monaten. Unterliegt eine Nachricht handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, wird sie entsprechend sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können Ihre Anfrage jedoch nur bearbeiten, sofern Sie uns die erforderlichen Daten und den Grund der Anfrage mitteilen.

Widerspruch

Lesen Sie dazu die Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO weiter unten.

Nutzerkonto

Art und Zweck der Verarbeitung

Zur Nutzung von Calose ist ein Nutzerkonto erforderlich. Hierzu erheben wir Ihre E-Mail-Adresse sowie ein von Ihnen gewähltes Passwort, das ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert wird. Die Registrierung ist derzeit nur mit einem Einladungscode möglich.

Zur Absicherung der Anmeldung werden zusätzlich folgende Daten gespeichert:

• IP-Adresse des verwendeten Geräts
• Datum und Uhrzeit der Anmeldung
• Browserkennung (User-Agent)

Diese Daten ermöglichen es Ihnen, aktive Anmeldungen nachzuvollziehen, und dienen dem Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Ihr Konto.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger

Die Daten verbleiben auf unserem Server. Zum Hosting siehe den Abschnitt „Hosting“.

Speicherdauer

Kontodaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Löschung des Kontos entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sitzungsdaten einschließlich IP-Adresse und Browserkennung werden spätestens sieben Tage nach Ablauf der jeweiligen Sitzung gelöscht.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich

Die Bereitstellung ist zur Erfüllung des Vertrages erforderlich. Ohne Nutzerkonto kann der Dienst nicht erbracht werden; ein Gastzugang ist funktionsbedingt nicht möglich.

Löschung des Kontos

Die Löschung Ihres Kontos ist jederzeit möglich und kann unter den oben genannten Kontaktdaten beantragt werden.

Anbindung an Google Kalender

Art und Zweck der Verarbeitung

Kernfunktion von Calose ist die Auswertung Ihrer Kalendertermine zum Zweck der Leistungserfassung und Rechnungsstellung. Hierzu verbinden Sie Ihr Google-Konto über das Autorisierungsverfahren OAuth 2.0 mit Calose. Sie erteilen die Freigabe dabei unmittelbar gegenüber Google; Ihre Google-Zugangsdaten werden uns zu keinem Zeitpunkt bekannt.

Wir erhalten von Google ein Zugriffstoken, das wir verschlüsselt speichern. Wir fordern dabei ausschließlich lesenden Zugriff an:

• calendar.events.readonly — Lesezugriff auf Termine in Ihren Kalendern
• openid — Bestätigung Ihrer Identität gegenüber unserem Dienst über OpenID Connect
• userinfo.email — Auslesen der E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos zur Zuordnung der Verbindung

Ein schreibender Zugriff auf Ihre Kalender findet nicht statt. Abgerufen werden insbesondere Titel, Beschreibung, Zeitraum und Teilnehmerangaben Ihrer Termine.

Für die auf diesem Weg importierten Termindaten sind Sie der Verantwortliche; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag (siehe Abschnitt „Unsere Doppelrolle“).

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Kalenderanbindung ist wesentlicher Bestandteil der von Ihnen beauftragten Leistung.

Empfänger und Drittlandübermittlung

Anbieter des Dienstes ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Rahmen des Autorisierungsverfahrens kann es zu einer Übermittlung von Daten an die Google LLC in den Vereinigten Staaten kommen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die Europäische Kommission mit Beschluss vom 10. Juli 2023 ein angemessenes Schutzniveau festgestellt hat. Ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Beschränkte Nutzung von Google-Nutzerdaten

Die Nutzung der von Google APIs empfangenen Informationen durch Calose entspricht den Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur beschränkten Nutzung (Limited Use). Wir verwenden die abgerufenen Kalenderdaten ausschließlich zur Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Funktionen. Eine Übermittlung an Dritte, eine Nutzung für Werbezwecke sowie eine Verwendung zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz finden nicht statt. Menschliche Einsichtnahme erfolgt nicht, außer mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, zur Behebung eines von Ihnen gemeldeten Sicherheits- oder Funktionsfehlers oder soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Speicherdauer und Widerruf

Die abgerufenen Termindaten werden für die Dauer der Verbindung vorgehalten und bei Trennung der Kalenderanbindung oder Löschung Ihres Kontos entfernt. Das gespeicherte Zugriffstoken wird bei Trennung der Verbindung unverzüglich gelöscht.

Sie können die erteilte Freigabe jederzeit widerrufen — innerhalb von Calose über die Kalendereinstellungen oder unmittelbar in Ihrem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions.

E-Mail-Versand

Art und Zweck der Verarbeitung

Zum Versand systembezogener E-Mails — etwa zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse oder zum Zurücksetzen Ihres Passworts — nutzen wir einen externen Versanddienstleister. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da der Versand dieser Nachrichten zur Erfüllung des Nutzungsvertrages erforderlich ist.

Empfänger

Dienstleister ist die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung und Speicherung der Nachrichten erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Frankreich und Belgien). Brevo setzt jedoch Unterauftragsverarbeiter ein, bei denen ein Zugriff aus Drittländern nicht ausgeschlossen ist: ein Content Delivery Network mit Serverstandorten in der EU und den Vereinigten Staaten sowie konzernangehörige Gesellschaften in den Vereinigten Staaten und Indien, die Support- und Wartungsleistungen erbringen. Diese Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie ergänzende Schutzmaßnahmen abgesichert. Die jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist Bestandteil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung des Anbieters.

Speicherdauer

Versandprotokolle werden beim Dienstleister spätestens 24 Monate nach ihrer Entstehung gelöscht. In unseren eigenen Systemen speichern wir keine vollständigen Empfängeradressen in Protokolldateien.

Kostenpflichtige Leistungen

Art und Zweck der Verarbeitung

Für kostenpflichtige Abonnements verarbeiten wir die zur Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung erforderlichen Daten, insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO im Hinblick auf handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.

Speicherdauer

Rechnungs- und Buchungsbelege werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich

Die Bereitstellung ist vertraglich erforderlich. Ohne diese Daten können wir die kostenpflichtige Leistung nicht abrechnen.

Schutz vor automatisierten Anfragen (Cloudflare Turnstile)

Art und Zweck der Verarbeitung

Zum Schutz unseres Kontaktformulars sowie der Registrierung vor automatisierten Eingaben setzen wir den Dienst Turnstile ein. Dabei wird beim Aufruf der betreffenden Seiten ein Skript des Anbieters geladen und Ihre IP-Adresse an dessen Server übermittelt. Der Dienst wertet technische Merkmale Ihres Aufrufs aus, um zu unterscheiden, ob die Anfrage von einem Menschen oder einem automatisierten System stammt.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Formulare vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung und vor unerwünschten Masseneinsendungen.

Empfänger und Drittlandübermittlung

Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, sowie die Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München. Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten in die Vereinigten Staaten kommen. Cloudflare, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer

Die im Rahmen der Prüfung anfallenden Daten werden beim Anbieter nach dessen Vorgaben gelöscht. Eine Speicherung in unseren Systemen findet nicht statt. Der Dienst setzt in unserer Konfiguration keine Cookies auf Ihrem Endgerät.

Weitere Informationen

Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch den Anbieter finden Sie unter cloudflare.com/privacypolicy.

Hosting

Unsere Website und der Dienst werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Standort des Rechenzentrums ist Nürnberg, Deutschland. Sämtliche Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Angebots.

Schriftarten und externe Inhalte

Sämtliche auf unserer Website verwendeten Schriftarten und Skripte werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Eine Verbindung zu Anbietern externer Schriftarten oder zu Content Delivery Networks findet nicht statt. Ausgenommen hiervon ist der im vorstehenden Abschnitt beschriebene Schutz vor automatisierten Anfragen, der auf den betreffenden Seiten ein Skript des dortigen Anbieters lädt.

Cookies

Ein Cookie ist ein kleiner Datensatz, der beim Besuch einer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert wird. Ruft Ihr Browser die Website erneut auf, sendet er das Cookie zurück an den Server. Dadurch kann der Server Ihren Browser wiedererkennen.

Technisch notwendige Cookies

Art und Zweck der Verarbeitung

Wir setzen ausschließlich Cookies ein, die für den Betrieb unseres Dienstes technisch erforderlich sind. Ein Einsatz von Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken findet nicht statt. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Cookies benötigen wir zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung.

Rechtsgrundlage

Die eingesetzten Cookies sind für die Erbringung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich.

Löschen von Cookies

Sie können einzelne Cookies oder den gesamten Cookie-Bestand jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder deren Speicherung vorab blockieren. Bitte beachten Sie, dass eine Anmeldung bei Calose dann nicht mehr möglich ist. Anleitungen finden Sie beim Anbieter Ihres Browsers:

• Mozilla Firefox: support.mozilla.org
• Microsoft Edge: support.microsoft.com
• Google Chrome: support.google.com
• Safari: support.apple.com

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

Änderung unserer Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an kontakt@calose.io.

Stand: 16.09.2026

Diese Datenschutzerklärung basiert in Teilen auf einer Vorlage der activeMind AG (Version #2024-10-25) und wurde inhaltlich angepasst.